POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Responsable del tratamiento

2. Marco legal y definiciones

Esta política se expide en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 (compilados en el Decreto Único 1074 de 2015), la Ley 2300 de 2023 sobre contactos comerciales y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

• Titular: la persona natural cuyos datos se tratan.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento; en este caso, Silvi Closets.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable (por ejemplo, nuestro proveedor de correo o de alojamiento).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta de Silvi Closets.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.

3. Principios

Tratamos los datos con sujeción a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. Solo pedimos los datos necesarios para cada finalidad y no los usamos para fines distintos a los informados.

4. Datos que tratamos

No pedimos datos sensibles (salud, origen étnico, opiniones políticas, datos biométricos u otros del artículo 5 de la Ley 1581). Te pedimos no incluirlos en el chat ni en los comentarios. Tampoco recibimos ni guardamos números de tarjetas ni claves bancarias: los pagos los procesan directamente Bold y Addi en sus plataformas.

5. Finalidades del tratamiento

A. Atender tu compra. Procesar, confirmar y cobrar tu pedido; conciliar pagos con Bold y Addi; expedir la factura electrónica; preparar, personalizar, confeccionar sobre medidas, despachar o entregar en un punto de recogida; enviarte avisos sobre tu pedido (confirmación, despacho con número de guía, entrega y un recordatorio si dejas un pedido sin pagar); atender peticiones, quejas, reclamos, cambios, garantías, retracto y reversión del pago; y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias o requerimientos de autoridad.

B. Seguridad y prevención de fraude. Usar la dirección IP y registros técnicos para limitar abusos, detectar pedidos fraudulentos o manipulados y proteger el sitio.

C. Programa de fidelidad y reseñas. Sumar las prendas que compras por cualquier canal en tu tarjeta de sellos (5 prendas = una pañoleta de regalo); invitarte una vez por pedido a calificar tu compra; enviarte el cupón por tu reseña y publicarla con el nombre que indiques, el de tu mascota y tu ciudad.

D. Chat con la asistente "Silvi" (inteligencia artificial). Responder tus preguntas, recomendarte tallas y productos, armarte un enlace de compra, crear o actualizar tu ficha de cliente con los datos que tú mismo compartes (nombre, mascota, contacto) y pasar la conversación a una persona de nuestro equipo cuando lo pidas o sea necesario. Para generar las respuestas, el texto de la conversación se transmite a Anthropic (Estados Unidos), proveedor del modelo de inteligencia artificial. El chat no toma decisiones con efectos jurídicos sobre ti.

E. Medición propia y mejora del sitio. Asignar a tu navegador un identificador anónimo para saber por qué canal llegaste (por ejemplo, Instagram, Google o una feria) y, si compras, unir ese recorrido a tu pedido; elaborar estadísticas internas de ventas por canal; y analizar el uso del sitio con Google Analytics y Microsoft Clarity (mapas de calor y grabaciones de la sesión de navegación) para corregir fallas y mejorar la tienda.

F. Publicidad en línea y medición de anuncios. Medir el resultado de nuestros anuncios y mostrarte anuncios de Silvi Closets en Google, Meta (Facebook e Instagram) y TikTok mediante sus etiquetas y píxeles. Al confirmar una compra, a esas plataformas puede enviarse tu correo y tu celular transformados con una función criptográfica (hash SHA-256): la plataforma no recibe el dato legible, pero puede compararlo con el de sus propios usuarios para atribuir la compra al anuncio. Puedes oponerte en cualquier momento (sección 11 y Política de Cookies).

G. Comunicaciones comerciales (solo con autorización expresa, separada y opcional). Enviarte novedades, lanzamientos, promociones, cupones y saludos de cumpleaños de tu mascota por correo electrónico, WhatsApp o SMS. Solo usaremos los canales que autorices, dentro de los horarios del artículo 3 de la Ley 2300 de 2023 (lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m.; nunca domingos ni festivos) y con un medio sencillo para cancelar la suscripción en cada mensaje. Negarte no afecta tus compras.

H. Mayoristas. Evaluar tu postulación, contactarte, cotizar y gestionar la relación comercial.

I. Proveedores y contratistas. Contratar, verificar, pagar, practicar retenciones y emitir certificados.

6. Autorización y su prueba

Pedimos tu autorización de forma previa, expresa e informada, por medios que permiten conservar prueba (artículos 9 de la Ley 1581 de 2012 y 7 del Decreto 1377 de 2013):

• Compras en el sitio: casilla obligatoria antes de pagar, con enlace a esta política (finalidades A a F).
• Comunicaciones comerciales: casilla o respuesta aparte, opcional y desmarcada por defecto (finalidad G).
• Ferias, mayoristas, sobre medidas y reseñas: aviso y aceptación en el formulario respectivo.
• Chat y WhatsApp: aviso de privacidad al iniciar; al escribirnos y compartir tus datos autorizas su uso para atender tu solicitud (conducta inequívoca, artículo 7 del Decreto 1377 de 2013).

Conservamos la prueba de la autorización (registro del pedido o formulario, fecha y canal) mientras tratemos tus datos. Los datos necesarios para la compra son obligatorios: sin ellos no podemos venderte ni despacharte. Los demás son opcionales. Puedes revocar la autorización en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos (artículo 9 del Decreto 1377 de 2013).

7. Datos de niñas, niños y adolescentes

Nuestros productos y servicios están dirigidos a mayores de edad. Si eres menor de edad, la compra debe hacerla o autorizarla tu padre, madre o representante legal. Cuando excepcionalmente tratemos datos de menores, lo haremos respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 12 del Decreto 1377 de 2013). Si un representante advierte que un menor nos dio datos sin autorización, puede pedir su supresión por los canales de la sección 10.

8. Datos de tu mascota

Los datos de tu mascota (nombre, raza, medidas, peso, cumpleaños) no son por sí mismos datos personales, pero al estar asociados a ti los tratamos con las mismas garantías de esta política y solo para las finalidades informadas: confección, recomendación de tallas, fidelidad y, si lo autorizas, saludos de cumpleaños.

9. Tus derechos

Como titular tienes derecho a (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012):

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que hemos dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante nosotros (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que cambie de forma sustancial esta política (artículo 21 del Decreto 1377 de 2013).

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien se haya estipulado a favor de otro.

10. Cómo presentar consultas y reclamos

Canales: formulario de PQR en silviclosets.co/pqr (te entrega el número de radicado al instante), WhatsApp +57 304 582 9371, correo silviclosets@gmail.com y @silviclosets en Instagram y TikTok; horario de atención: lunes a sábado, de 9:00 a. m. a 6:00 p. m. (hora de Colombia). Indica tu nombre, tu documento, un dato de contacto para responderte, lo que pides y, si aplica, los documentos de soporte. Te enviaremos un número de radicado con la fecha y hora de recibo.

Consultas (qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en máximo diez (10) días hábiles desde el recibo. Si no es posible, te informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocatoria o incumplimiento): si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo; si pasan dos (2) meses sin que lo completes, se entenderá que desististe. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a recibir el reclamo completo, lo marcaremos en la base como "reclamo en trámite". Respondemos en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente al recibo; si no es posible, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si no somos competentes, lo trasladaremos a quien corresponda en máximo dos (2) días hábiles y te avisaremos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).

Oposición a publicidad y comunicaciones: puedes pedir en cualquier momento que dejemos de enviarte mensajes comerciales o de usar tus datos para publicidad, por los mismos canales o con el enlace de cancelación de cada mensaje.

11. Con quién compartimos tus datos (transmisiones y transferencias)

No vendemos ni alquilamos tus datos. Los compartimos solo con los proveedores necesarios para operar la tienda, con las autoridades que los requieran legalmente y, en el caso de las plataformas de publicidad, en los términos de la finalidad F. Varios proveedores están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos:

Cuando el proveedor actúa como encargado, la transmisión se rige por sus condiciones contractuales de protección de datos y por esta política (artículo 25 del Decreto 1377 de 2013). Estados Unidos y los países de la Unión Europea figuran entre los países que la SIC considera con nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017). Para los demás casos, la transferencia se apoya en tu autorización expresa o en las demás excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Al aceptar esta política autorizas estas transmisiones y transferencias para las finalidades descritas.

12. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables: conexión cifrada (HTTPS) en todo el sitio; pagos procesados en las plataformas de Bold y Addi, sin que Silvi Closets reciba datos de tarjeta; acceso al panel solo con usuario personal, clave y verificación en dos pasos; conexión cifrada a la base de datos; copias de respaldo diarias; y deber de confidencialidad de quienes intervienen en el tratamiento. Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente que comprometa tus datos, lo informaremos a la SIC y a los titulares afectados conforme a la ley.

13. Cuánto tiempo conservamos los datos

Vencidos los plazos, suprimimos los datos de forma segura o los anonimizamos para fines estadísticos. Lo hace un proceso automático que corre una vez al mes: borra las conversaciones, los recorridos de visitas, las solicitudes y las PQR vencidas, y anonimiza la ficha de los clientes sin compras ni contacto en dos años (sus pedidos se conservan por el plazo contable de diez años). Lo que se borra desde el panel pasa a una papelera y se elimina definitivamente a los 30 días.

14. Cambios a esta política

Publicaremos cualquier cambio en esta página, con su versión y fecha. Si el cambio es sustancial (por ejemplo, nuevas finalidades o cambio de responsable), te lo comunicaremos antes de aplicarlo y, cuando la ley lo exija, pediremos una nueva autorización (artículo 5 del Decreto 1377 de 2013).

15. Vigencia

Esta versión rige desde el 28 de octubre de 2026 y reemplaza la del 22 de julio de 2026. Las bases de datos de Silvi Closets estarán vigentes mientras la sociedad desarrolle su objeto social, sin perjuicio de los plazos de conservación de la sección 13.

¿Dudas sobre tus datos? Escríbenos por WhatsApp +57 304 582 9371 o a silviclosets@gmail.com.